Het beste kassasysteem voor de horeca. Hoe kies je deze?

Wanneer je gaat zoeken op Google stuit je op tientallen kassasystemen voor de horeca. Je point-of-sale, ofwel kassasysteem, is de centrale plek waar al je transacties plaatsvinden. Het juiste kassasysteem zal niet alleen noodzakelijk zijn, het zal je ook verder helpen groeien als ondernemer. Het kiezen van een kassasysteem dat goed bij jouw onderneming past is daarom belangrijker dan je denkt. Maar hoe weet je nu welk systeem het best past bij jouw onderneming?  

 Waar we voorheen vaak één systeem hadden waar er weinig gepersonaliseerd kan worden, bestaan er nu talloze opties om het kassasysteem naadloos aan te sluiten op jouw wensen. En dit is fijn, want door deze keuzes kun je precies een horeca kassasysteem uitzoeken dat past bij jouw bedrijfsvoering. Het uitzoeken van een kassasysteem start daarom ook bij het stellen van de volgende vraag: wat heb ik daadwerkelijk nodig voor mij bedrijf? Wanneer je een startende ondernemer bent heeft het vaak weinig zin om hetzelfde kassasysteem te kopen als een groot hotel. De beste oplossing moet aangepast zijn op jouw manier van werken. Verder is het goed om de volgende punten mee te nemen in je besluitvorming:

1. Wat is de omvang van het systeem?

Waar voorheen het kassasysteem er alleen was voor de transacties, zijn er nu systemen die je verder helpen groeien door middel van het aanbieden van extra diensten bovenop het verwerken van transacties. Een goed systeem helpt je bijvoorbeeld bij het voorraadbeheer, aankopen, verkopen, personeel, reserveringen, online bestellingen en takeaway voor het optimaal managen van jouw onderneming. 

2. Cloud-based

Traditionele kassasystemen zijn qua hardware vaak vrij groot, waardoor ze veel ruimte in beslag nemen en erg onhandig zijn. Daarnaast is alle informatie op één apparaat geregistreerd wat vervelend kan uitpakken als het kapot gaat of gestolen wordt. Met een cloud-based kassasysteem wordt elke betaling veilig gedaan en wordt je data automatisch bijgewerkt in de cloud. Het voordeel van cloud-based werken is dat er geen informatie verloren gaat door het kapot gaan van apparatuur. Daarnaast kan je op ieder moment, vanaf iedere locatie bij al jouw gegevens. Mocht je dus niet in de buurt zijn maar wil je wel wat controleren kan dit dus altijd. 

3. Integratie tools

Een ander belangrijk aspect van een horeca kassasysteem is de mogelijkheid voor het integreren van andere tools, zoals bijvoorbeeld een QR bestelsysteem of een reserveringstool zoals bijvoorbeeld Formitable. Op deze manier kun je het systeem volledig afstemmen op jouw behoeften, en applicaties toevoegen of weglaten. Reserveringstools kunnen je bijvoorbeeld helpen reserveringen te koppelen aan verkoopbonnen of bestellingen, waardoor je makkelijker kunt inspelen op de verwachtingen van terugkerende gasten.

Ook als je jouw voorraadbeheer naar een hoger niveau wilt tillen zijn hier integraties voor. Zo biedt Apicbase een restaurant inventory management software waarmee je een diepere kijk krijgt op je voorraad, product- en productiekosten en food costs. 

4. Betaalmogelijkheden

Contactloos betalen is waarschijnlijk één van de meest gegroeide betaalopties in de afgelopen jaren. En dit gaat verder dan het gebruiken van een contactloze betaling met je pinpas. Betaalopties zoals Apple Pay, Google Pay of zelfs via Smartwatches worden steeds vaker gebruikt in de horeca. 

De Kassaman maakt gebruik van Lightspeed software, waar deze mogelijkheden nog een stapje verder gaan door de betalingen te integreren. Dit betekent dat in plaats van met het werken met een externe betalingsprovider, alle transacties meteen gelinkt worden aan de bestellingen in je systeem. Het voordeel hiervan is dat het risico op fouten via de betaalterminal veel minder is en het afrekenproces versnelt wordt, wat bijdraagt aan een betere gastervaring en waardoor jouw personeel zich meer kan focussen op de gasten.