Online reserveringssystemen voor in de horeca: alles wat je moet weten voor jouw restaurant

Waar we voorheen reserveringen aannamen via telefoon of e-mail, zien we tegenwoordig steeds vaker het gebruik van online reserveringssystemen in de horeca. Maar wat zijn nu eigenlijk de voordelen van zo’n systeem? Wij nemen ze met je door.

Hoe werkt online reserveren voor restaurants?

In plaats van telefoon of mail, neemt een externe softwareprovider jouw reserveringen aan. Zo hoeven jij en je medewerkers deze niet meer zelf te verwerken. Het enige wat er aan te pas komt is dat je ervoor zorgt dat je openingstijden en beschikbaarheid van je restaurant kloppen. Indien je een weekje dichtgaat, dien je dit dus wel door te voeren in je reserveringssysteem.

Wat voor reserveringssystemen zijn er?

Tegenwoordig zijn er steeds meer aanbieders op het gebied van reserveringssystemen. Deze systemen zijn compatibel met zo goed als alle mobiele apparaten en kunnen eenvoudig gekoppeld worden aan online kassasystemen. De Kassaman werkt graag samen met Formitable. Check hier meer over ze.

Wat zijn de voordelen van een reserveringssysteem?

1. Meer tijd
   Doordat je reserveringen automatisch worden aangenomen en verwerkt heb je meer tijd voor andere dingen. En tijd = geld. De tijd die je eerder besteedde aan telefonische reserveringen aannemen, mails verwerken of vloerplannen aanpassen kun je nu besteden aan andere zaken.

2. Meer informatie
   Veel horecazaken met een online reserveringssysteem vragen naast het noodzakelijke voor een reservering zoals datum, tijd en aantal personen zaken zoals geboortedatum, adres en woonplaats. Maar de mogelijkheden zijn enorm: je kunt vooraf polsen naar voedselvoorkeuren, intoleranties en allergieën, of speciale opmerkingen en vragen. Door meer informatie te hebben over je gasten wordt het voor iedereen makkelijker om aan verwachtingen te voldoen. Daarnaast kun je gastprofielen aanmaken om de persoonlijke beleving van je gasten te kunnen verbeteren.

3. Meer bescherming tegen no-shows
   No-shows zijn niet prettig. Of het nu komt doordat gasten het vergeten zijn of toch niet even hebben gebeld om te annuleren; no-shows kosten je geld. Een online reserveringssysteem geeft je extra middelen om je tegen no-shows te beschermen. Zo kun je kiezen voor een automatische optie om een dag van te voren je gasten te herinneren aan hun reservering. Een andere manier om no-shows tegen te gaan die veel wordt gebruikt in fine dining-zaken of horecazaken met die met een vast menu werken is het vragen van een aanbetaling. Wanneer gasten verplicht zijn om een aanbetaling te doen of hun creditcardgegevens te delen verlaag je de kans op no-shows tot een absoluut minimum.

4. Meer nauwkeurigheid
   Een van de grootste nadelen van reserveringen aannemen per telefoon of e-mail zijn de fouten die onbedoeld gemaakt kunnen worden. Er kan op een druk moment gebeld worden, het geluid op de achtergrond zorgt ervoor dat je iemand minder goed kunt horen; allerlei factoren die kunnen bijdragen aan een schoonheidsfoutje. Dit soort zaken voorkom je met een online reserveringssysteem, waar je de verantwoordelijkheid bij de gasten neerlegt.

Wat kost een reserveringssysteem?

Stel jezelf eerste de volgende vraag: weet je hoeveel het kost om je personeel reserveringen per telefoon of email op te nemen? Als je dat niet weet, raden we je aan om die kosten eens in kaart te brengen. Je zou wel eens versteld kunnen staan van het resultaat.

Afhankelijk van de features van het systeem, schommelen de prijzen voor online horeca reserveringssystemen tussen de €50 en €250 per maand. Sommige bedrijven factureren op jaarbasis, andere per maand en zijn ook maandelijks opzegbaar. 

Het is aan jou om na te gaan welke functies noodzakelijk zijn, welke wenselijk en welke onnodig voor jouw horecazaak. 

Meer informatie of hulp nodig van een van onze experts?